biuro@wiz-consulting.pl

Tel: +48 731 947 078 

Nasza oferta

konsultacje

optymalizacja

szkolenia

Co jest najważniejsze w rozwiązaniu problemu? Na to pytanie jest jedna prawidłowa odpowiedź. Należy odnaleźć prawdziwe źródło problemu, które bardzo często jest głęboko ukryte. W jaki sposób do tego się zabrać? W tym artykule poznasz metodę 5WHY, która jest dziecinnie prosta, a jednocześnie niezwykle skuteczna.

Skąd się wzięła metoda 5WHY?

Nie jest do końca jasne skąd pochodzi metoda 5WHY. Legenda głosi, że japoński inżynier wpadł na pomysł tej metody podczas rozmowy z swoją 3-letnią córką. Uznał, że będzie to idealne rozwiązanie do poszukiwania prawdziwych źródeł problemów w firmie.

Jak zapewne wiesz, dzieci w wieku 3 lat potrafią być bardzo dociekliwe. Nie przestają zadawać pytań, dopóki nie poznają prawdziwego źródła interesujących  je zagadnienia. Najczęstszym pytaniem jakie zadaje dziecko chcące poznać świat jest „dlaczego?”. Stąd właśnie wzięła się metoda 5WHY.

5WHY – na czym polega?

Zasada działania metody 5WHY jest prosta. Zadajemy pytanie „dlaczego” dopóki nie dotrzemy do prawdziwego źródła problemu.

Każde problemy występujące w firmie należy traktować jako symptomy ukrytego problemu. W związku z tym każde pytanie „dlaczego” powinno przybliżać nas do zdefiniowania prawdziwego problemu.

Doświadczenia wielu osób i zespołów zajmujących się problem solvingiem potwierdzają, że przeważnie wystarczy pięć pytań „dlaczego”. Stąd też pochodzi nazwa metody 5WHY. Jednak nie należy przywiązywać się do tej liczby.

Najważniejszym aspektem w metodzie 5WHY jest pamiętanie o zachowaniu związku przyczynowo – skutkowego w analizie problemów.

Jak przygotować się do szukania źródła problemu

W pierwszej kolejności należy zebrać wszystkie potrzebne informacje. Odpowiednie dane pozwolą lepiej przygotować się do procesu zadawania pytań „dlaczego”.

W trakcie gromadzenia danych warto skupić się na czterech dodatkowych pytaniach:

• W jaki sposób objawia się problem?

• Kiedy problem został odkryty?

• Jaka jest skala problemu?

• Jakie niebezpieczeństwo problem stwarza dla firmy?

Zebranie danych i ich uszeregowanie zgodnie z powyższymi pytaniami pozwoli na lepsze przygotowanie się do wykorzystania metody 5WHY.

Drugim krokiem jest zebranie zespołu roboczego, którego zadaniem będzie rozwiązanie problemu. Zespół wspólnie ma ustalić prawdziwe przyczyny problemu. Najlepszym rozwiązaniem w metodzie 5WHY jest zaangażowanie osób bezpośrednio stykających się z występującym problemem.

Teraz można przejść do etapu identyfikacji prawdziwej przyczyny problemu. Tutaj zadajemy pytania „dlaczego” póki nie uznamy, że trafiliśmy na źródło występującego problemu.

Kolejnym krokiem będzie weryfikacja naszych ustaleń i ewentualnie powtórzenie całego procesu.

Przykład zastosowania 5WHY

Problem: Klient jest niezadowolony, ponieważ otrzymał niezgodny produkt z wymaganiami.

1. Dlaczego klient otrzymał niezgodny produkt? – Ponieważ producent bazował na własnych specyfikacjach, stosowanych od lat, które różnią się od specyfikacji klienta.

2. Dlaczego producent korzystał z innych specyfikacji niż wskazanych przez klienta? – Ponieważ osoba odpowiedzialna za sprzedaż i kontakt z klientem nie przekazała produkcji nowej rewizji specyfikacji.

3. Dlaczego osoba odpowiedzialna za sprzedaż nie przekazała nowych specyfikacji do produkcji? – W wyniku pośpiechu i dużej ilości zamówień oraz braku zmian wymagań klienta przez ostatnie lata, osoba odpowiedzialna pominęła weryfikację zamówienia.

4. Dlaczego osoba odpowiedzialna pracuje w pośpiechu? – Ponieważ od 4 miesięcy zastępuje również drugą osobę w dziale, po której nie został uzupełniony Head Count.

5. Dlaczego nie został uzupełniony Head Count? – Ponieważ uznano, że jedna osoba poradzi sobie z obsługą wszystkich klientów organizacji.

Na tej podstawie możemy przejść do akcji korekcyjnej: Zatrudnienie osoby oraz świadome przydzielenie obowiązków. Wprowadzenie cyklicznej rewizji zmian na zamówieniach od klientów.

5WHY – czy ma wady?

Jak widać prostota metody 5WHY jest jej jedną z najważniejszych zalet. Poza tym zmusza i uczy analitycznego podejścia do rozwiązywania problemów. Metoda ta sprawia, że pracownicy nie idą na skróty lecz dociekają prawdy i szukają rozwiązywania problemów w firmie.

Mimo tych zalet metoda 5WHY ma także i wady. Główną wadą jest to, że nie jest to działanie do rozwiązania problemu lecz zdefiniowanie problemu. Metoda opiera się na zasadzie dedukcji i z tego powodu może prowadzić do błędnych wniosków.

Kolejna wadą jest jej stosowanie w problemach, które mogą mieć kilka potencjalnych źródeł. Zastosowanie jej w takim przypadku prowadzi do rozmycia się charakteru problemu i znalezienia prawdziwej przyczyny.

Czy warto stosować?

Metoda wywodząca się z pytań dziecka jest z pozoru bardzo prostym narzędziem. Pomimo tego kryje w sobie wiele ciekawych odniesień i zmusza do wykorzystania logiki w stosowaniu. Jest ona na pewno cennym i prostym narzędziem do wykorzystania w identyfikowaniu pojawiających się problemów.

Metoda jest szeroko stosowana i na pewno bardzo przydatna. Dlatego WiZ Consulting rekomenduje wykorzystywanie tej metody.