biuro@wiz-consulting.pl
Tel: +48 731 947 078
Dynamicznie zmieniające się warunki prowadzenia działalności gospodarczej, gwałtowny rozwój nowych technologii, wzrost konkurencji, postępująca globalizacja stawiają przedsiębiorców przed nowymi, znacznie trudniejszymi niż dotychczas zasadami. Chcąc pozostać konkurencyjnym na rynku należy ciągle analizować i doskonalić procesy występujące w przedsiębiorstwie. Jednym z takich narzędzi jest mapowanie procesów biznesowych BPM.
Mapowanie Procesów Biznesowych BPM
Metoda ta jest całościowym podejściem do zarządzania, koncentrująca się na dostosowaniu wszystkich aspektów zarządzania do potrzeb klienta. Stosowanie narzędzia mapowania procesów biznesowych umożliwia zwiększenie skuteczności i efektywności firmy przy jednoczesnym dążeniu do innowacji.
BPM umożliwia także firmom dostosowywanie się do zmian wytworzonych przez klientów, rynek, a także w dziedzinie wymagań regulacyjnych w sposób szybszy niż konkurenci, co przekłada się na tworzenie przewagi konkurencyjnej.
Mapowanie procesów biznesowych
Mapowanie procesów biznesowych bardzo często w łatwy i szybki sposób umożliwia wykrycie pewnych luk, nieprawidłowości w przedsiębiorstwie. Posłużymy się tutaj bardzo prostym przykładem, jaki spotkaliśmy na swojej drodze. Właściciel pewnej firmy miał problem z reklamacjami od klientów związanych z wysyłanym towarem i fakturami na ten towar. Bardzo często zdarzało się, że faktura nie zgadzała się z stanem faktycznym. Pierwszym naszym pytanie dotyczyło jak wygląda proces realizacji zamówienia. Otrzymaliśmy następujące informacje:
- Klient składa zamówienie.
- Zamówienie trafia do działu sprzedaży.
- Dział sprzedaży przekazuje zamówienie do realizacji i wystawia fakturę.
- Magazyn wysyła produkt.
Teoretycznie proces przebiega prawidłowo i właściciel nie mógł zlokalizować błędu w procesie. Przeprowadziliśmy krótkie szkolenie z mapowania procesów biznesowych i poprosiliśmy pracowników o próbę stworzenia mapy tego procesu, co zostało przedstawione na obrazku poniżej. Przedstawiamy uproszczone mapy, bez informacji szczegółowych ze względu na prośbę klienta. Mimo tego, że jest to mapa uproszczona, to można już zauważyć, że w procesie występują błędy.
Już po narysowaniu mapy procesów biznesowych sami pracownicy zauważyli gdzie występuje problem. W tym prostym przykładzie, można zaobserwować dwa błędy:
- Brak komunikacji pomiędzy magazynem.
- Towar i faktura są wysyłane oddzielnie.
Na obrazku załączonym poniżej zostały zaznaczone miejsca powstawania tych błędów. Oczywiście po analizie dokonano zmiany przebiegu informacji w procesie.
Tworząc mapę procesów biznesowych możemy zlokalizować błędy w przedsiębiorstwie i je wyeliminować. Jest to proste narzędzie, które w znaczący sposób poprawi procesy występujące w firmie. Prezentowany przykład umożliwił redukcję reklamacji klienta z powodu błędu na fakturze przy dostarczaniu zamówionego towaru o 90%.
Więcej informacji na temat mapowania procesów biznesowych znajduje się w prezentacji dołączonej do artykułu. W prezentacji został także umieszczony prosty przykład wykonania uproszczonej mapy procesów biznesowych.