WiZ » Kluczowe zasady modelowania procesów

Zanim przystąpi się do modelowania procesu niezbędne jest zebranie wymaganych informacji. Jest to jedna z pierwszych czynności jakie powinno się wykonać rozpoczynając modelowanie procesu biznesowego w przedsiębiorstwie. Umożliwi to ograniczenie późniejszych poprawek na mapie procesu i w jego opisie.

Zbieranie informacji

Aby dobrze opisać procesy niezbędne jest posiadanie odpowiedzi na kilka pytań, które mogą się zmieniać w zależności od specyfiki przedsiębiorstwa, szczegółowości mapowania i efektu na jakim nam zależy. Do podstawowych pytań, na które należy sobie odpowiedzieć modelując procesy należą:

Jaki jest cel danego procesu oraz pożądany jego rezultat?
Gdzie się proces zaczyna i w którym momencie się dokładnie kończy?
Jakie działania są w ramach niego realizowane?
W jakiej kolejności one występują?
Które działania mogą trwać równolegle, a które mogą wystąpić tylko pod warunkiem zakończenia innego działania?
Jakie dokumenty, dane, „produkty” są efektem każdego z działań?
Kto realizuje te działania i jakie są role poszczególnych departamentów/ stanowisk?
Ile czasu zajmuje dane działanie w ramach procesu?

Powyższe informacje można zebrać na różne sposoby.

Jak zbierać informacje

Najczęściej stosowanymi metodami są: wywiady z pracownikami, analiza dokumentacji oraz procedur obowiązujących w firmie, zbieranie nieformalnych dokumentów (np. emaili i notatek ze spotkań) lub też obserwacja bieżącej pracy w firmie.

Podstawowe reguły modelowania

Aby dobrze przejść przez proces modelowania należy przestrzegać kilku zasad, które są uniwersalne dla każdego typu procesów biznesowych.

Nie jest istotne czy mapujemy procesy w firmie produkcyjnej, usługowej czy handlowej. Reguły mapowania i modelowania procesów zawsze są takie same. Stosowanie się do tych wytycznych zagwarantuje sprawne wykonanie mapowania.

Najważniejsze zasady modelowania procesów biznesowych to:

Każdy proces rozpoczyna się i kończy dla określonego klienta, który formułuje wymagania i korzysta z wyników tego procesu
Każdy proces składa się z podprocesów, czynności i innych elementarnych składników
Każdy proces ma odpowiedzialną osobę za proces, czyli swojego właściciela
W każdym procesie jest przetwarzany jeden obiekt
Składniki procesu nietworzące wartości dodanej powinny być eliminowane
Dla każdego procesu jest ustalana najkorzystniejsza struktura jego przebiegu
Dla każdego procesu jest konieczne zapewnienie ze strony dostawców właściwego zabezpieczenia procesu

Wskazówki dotyczące modelowania procesów

Dodatkowo poza przedstawionymi powyżej fundamentalnymi zasadami modelowania można wymienić kilkanaście wskazówek tworzenia map. Zastosowanie ich w pracy nad mapą procesu zagwarantuje nam, że tworzona mapa będzie przejrzysta i czytelna.

Do wskazówek przy rysowaniu mapy możemy zaliczyć:

Zacznij od określenie dokładności, z jaką proces będzie modelowany – albo diagram jest ogólnikowy i koncentruje się na najważniejszych elementach, albo jest szczegółowy i precyzyjnie opisuje każdy z jego kroków.
Dobrą praktyką jest zaczynanie i kończenie procesu „zdarzeniem” – opisem stanu (np. „nadeszło zamówienie klienta”, „zgłoszona reklamacja”).
Dwa zdarzenia nie mogą następować po sobie – muszą być rozdzielone działaniem.
Po działaniu nie może występować koniunkcja lub alternatywa zdarzeń.
W dalszym etapie umieszczamy tylko najważniejsze zdarzenia – np. „kamienie milowe”, lub te zdarzenia, które wychodzą z połączenia OR/ XOR (nie ma obowiązku, aby zdarzenia i działania występowały jedno po drugim – to tylko niepotrzebnie wydłuża diagram).
Pisz zwięźle, używaj równoważników zdań i wyłącznie powszechnie obowiązujących skrótów.
Gdy jakiś element wymaga doprecyzowania używaj komentarzy (proces musi być logiczny i zrozumiały).
Nie korzystaj z nowych elementów notacji, jeśli to nie jest potrzebne (nie obowiązuje zasada im więcej użytych symboli tym lepiej).
Unikaj przecięć połączeń – w innym przypadku diagram będzie mniej czytelny.
Sprawdź, czy nie powstały w procesie zapętlenia (tj. zamknięte koło działań, z którego nie ma wyjścia).
Zadbaj o końcowy układ (jeden kierunek przebiegu procesu, równomierne rozłożenie, wszystkie symbole tej samej wielkości, ujednolicona kolorystyka, precyzyjny tytuł diagramu).
Zachowaj czytelność – jeżeli proces jest złożony to nie zmniejszaj czcionki do 6, aby wszystko się zmieściło na jednej kartce A4; lepszym rozwiązaniem jest podzielenie procesu na 2 podprocesy (połączone poprzez użycie odpowiednich symboli).
Twórz diagramy w narzędziach, które umożliwią w przyszłości łatwe nanoszenie poprawek i modyfikacji (Word i Excel do takich narzędzi nie zaliczam, ale czasami nie ma innego wyboru).
Konsultuj i zatwierdzaj poprawność stworzonych diagramów.

Jeżeli chcesz abyśmy pomogli Tobie w ciągłym doskonaleniu Twojej firmy, to skontaktuj się z nami.

Chcesz dostawać darmową wiedzę na temat rozwoju firmy?

Zapisz się na nasz newsletter klikając ten link.