biuro@wiz-consulting.pl

Tel: +48 731 947 078 

Nasza oferta

konsultacje

optymalizacja

szkolenia

Zarządzanie informacją jest jedną z najważniejszych rzeczy w zarządzaniu projektami. Nie dotyczy to tylko projektów wewnątrz firmy, ale także projektów wykraczających poza przedsiębiorstwo. Prowadząc firmę konsultingową i jednocześnie realizując kilka, kilkanaście projektów musimy być informowani na bieżąco o postępie ich realizacji i w zarządzaniu informacją na temat ich postępów. I tutaj pomaga nam proste narzędzie jakim jest Trello.

Co to jest tablica Kanban?

Za nim przejdziemy jednak do omówienia Trello powiedzmy sobie coś na temat tablic Kanban. Odpowiedzmy sobie na pytanie co to dokładnie jest.

Tablica Kanban to proste narzędzie wizualne. Jego prostota powoduje, że jest to doskonałe narzędzie do wykorzystania przy projektach. Można powiedzieć, że zalety metod zarządzania wizualnego, bardzo często wykorzystywanych na produkcji, zostały przeniesione do procesów biznesowych.

Tablica Kanban jest kluczowym elementem metodologii Kanban, która stosowana jest do usprawnień i ciągłej poprawy procesów w firmach. Śmiało możemy powiedzieć, że stosowanie tablic Kanban w pracy zwiększy produktywność i wyeliminuje chaos z twojego miejsca pracy.

Jak działa tablica Kanban?

Najprościej mówiąc: tablica Kanban mapuje pojedyncze zadania na karteczkach uporządkowane w kolumnach na dużej tablicy. Jest to chyba najkrótszy i najbardziej oddający opis zasady działania tablic Kanban. Co jednak oznaczają konkretne karteczki i kolumny.

Karteczki – każda pojedyncza karteczka reprezentuje zadanie bądź czynność jaką należy wykonać w danym procesie.

Kolumna – każda pojedyncza kolumna reprezentuje kolejny etap w realizowanym procesie.

Przeciąganie karteczek z jednej kolumny do drugiej (od lewej do prawej) obrazuje postęp prac nad danym zadaniem. Na tej podstawie wiemy na jakim etapie znajduje się konkretne zadanie i czy znajdujemy się w harmonogramie czy nie.

Dodatkowo czasem stosuje się jeszcze różne kolory karteczek i wiersze. Takie rozbudowanie tablicy Kanban może usprawnić pracę nad projektem, gdzie mamy wiele zespołów i bardzo rozbudowany zakres projektu.

Jakie są kroki budowy tablicy Knaban?

Krok 1. Zobrazuj swój przepływ pracy

Stwórz tablicę Kanban na kartce papieru: wydziel etapy (kolumny) przez jakie przechodzą zadania w Twoim projekcie.

Krok 2. Zidentyfikuj typy zadań

Zastanów się jakie rodzaje zadań będą realizowane w projekcie i czy potrzebujesz rozróżnienia ich np. kolorami. Zdefiniuj tutaj kolor karteczki dla danego typu zadania.

Krok 3. Zapisz zadania na karteczkach i umieść je na tablicy

Zapisz wszystkie zadania jakie znasz potrzebne do wykonania projektu. Jedno zadanie to jedna karteczka. Teraz możesz je umieścić w odpowiedniej kolumnie.

Krok 4. Rozpocznij pracę na swojej tablicy

Nic już nie stoi na przeszkodzie abyś zaczął pracę nad projektem i obrazował postęp prac na tablicy Kanban.

Po co stosujemy tablicę Kanban?

Celem metody Kanban jest utrzymanie efektywnego i ciągłego przepływu pracy. Na swojej tablicy powinieneś widzieć status wszystkich zadań i być w stanie w jednej chwili zidentyfikować problemy z przepływem. Zadania nie powinny zalegać na tablicy, a kolumny nie powinny być przeładowane. Najprostszą techniką utrzymania ciągłości przepływu jest ograniczenie ilości pracy w toku.

Jakie są zalety stosowania tablic Kanban?

Stosowanie tablic Kanban wiąże się z wieloma zaletami. Poczynając od efektywniejszego zarządzania pracą, przez skuteczną współpracę zespołową, po sprawny podział zadań w projekcie. Jest to jedna z najprostszych metod do usprawnienia pracy nad projektami. Z tego względu jest tak często wykorzystywana.

Do największych zalet stosowania tablic Kanban należy:

• lepsze zobrazowanie przepływu pracy w projekcie,

• zwiększenie produktywności pracy,

• maksymalizacja wydajności pracowników,

• zmniejszenie strat i ograniczenie wąskich gardeł,

• poprawienie komunikacji i przepływu informacji,

• wspieranie ciągłego doskonalenia procesów.

Trello – darmowe narzędzie do zarządzania projektami

Trello jest narzędziem bazującym na metodzie tablic Kanban. Śmiało można powiedzieć, że Trello usprawnia pracę zespołową nad projektami dzięki swojej prostocie. Jednocześnie łatwość obsługi tego narzędzia i możliwość rozbudowy i wiele dodatkowych wtyczek powoduje, że narzędzie sprawdziło się w WiZ Consulting.

Wykorzystanie Trello do naszej codziennej pracy sprawiło, że rekomendujemy te rozwiązanie także naszym klientom. Dodatkowo pomagamy wypracować zasady i wdrożyć cały zespół do pracy z tym narzędziem.

Jak działa Trello?

Trello opiera się na zasadach tablic Kanban. Mamy tutaj pracę z tablicami, listami i kartami. W podstawowej wersji działa to identycznie jak zwykła tablica Kanban. Jednak dodatkowo oprócz nazywania poszczególnych list (są to kolumny w tradycyjnej tablicy) i zadań możemy:

• przypisywać osoby odpowiedzialne,

• dodawać terminy,

• tworzyć listy elementów składowych,

• załączać pliki,

• pisać komentarze.

Dzięki takiej funkcjonalności mamy dostęp do informacji po wejściu w konkretne zadanie na naszej tablicy.

Łatwość obsługi Trello

Korzystanie z narzędzia Trello jest intuicyjne, proste i wygodne. Mamy możliwość korzystania z aplikacji na komputer, tablet czy telefon. Zawsze mamy dostęp do potrzebnych nam informacji. Obrazowanie postępu prac w procesie odbywa się na takiej samej zasadzie jak przeklejenie karteczki z jednej kolumny do drugiej. Tutaj przesuwamy kartę jednym palcem. Każdy członek zespołu od razu widzi postęp nad projektem.

Dodatkowe funkcje

W naszych tablicach korzystamy z automatyzacji. Jest to łatwe do obsługi. Pomimo prostoty tworzenia automatyzacji, efekty są ogromne. Usprawnienie przepływu informacji, ograniczenie koniecznych czynności w pracy nad kartami jest znaczące w pracy nad projektem.

Dodatkowo możemy korzystać z wielu darmowych dodatków do Trello. Pomimo pewnych ograniczeń są przydatne. Istnieją oczywiście wersje płatne dodatków, jak i samego Trello. Jednak w pierwszym kontakcie z tym narzędziem rekomendujemy korzystanie z darmowej wersji.

Jeżeli chcesz zwiększyć efektywność pracy nad projektami i wdrożyć Trello, to skontaktuj się z nami.

Chcesz otrzymywać przydatną wiedzę na temat rozwoju firmy?